L’entreprise est désormais soumise à la dématérialisation de l’ensemble de ses documents. Un travail chronophage, surtout si l’entreprise est présente sur le marché depuis plusieurs années, voire des décennies. Or, la dématérialisation doit répondre à certaines règles pour être efficace, au quotidien. Mais de quoi parle-on exactement ? Cette action est-elle avantageuse pour l’entreprise et comment l’effectuer ?
La dématérialisation, c’est quoi ?
La dématérialisation consiste à mettre au format numérique les documents inhérents au fonctionnement habituel d’une entreprise. Le problème réside en le fait de pouvoir classifier tous les documents, sachant qu’ils ne sont pas nécessairement issus de la même source. Il est possible d’avoir des emails, mais aussi du courrier postal ou encore un fichier PDF.
C’est pour cela qu’il est plus judicieux de considérer cette démarche comme une dématérialisation de processus. Pour qu’un document ainsi numérisé ait une valeur légale, il doit être préservé dans un système spécifique certifié NF Z 42-013. La dématérialisation implique de pouvoir suivre un document, depuis sa réception jusqu’à son archivage, sans le perdre, même s’il connait plusieurs destinataires successifs. C’est ce que l’on appelle le workflow.
Même si la dématérialisation a plusieurs avantages dont la centralisation de toute la documentation interne et la sécurisation des documents (perte, destruction…), elle permet surtout de pouvoir gagner en temps quand il faut retrouver un document bien spécifique. La relation fournisseurs est, par ce biais, facilitée, car le délai de traitement des demandes est plus court ; de facto ; qu’avec un courrier postal, comme on peut bien l’imaginer.
Enfin, le coût d’un envoi de document par voie dématérialisée peut être réduit de presque 60% par rapport à un envoi classique.
Dématérialisation de documents dans une entreprise : comment procéder ?
La dématérialisation des documents est devenue une nécessité. Elle est en, outre, encadrée par des textes législatifs. Au-delà de ça, il faut que l’activité de l’entreprise y trouve un véritable intérêt, au quotidien. Il est donc important que ce processus soit rigoureux et que le système adopté le soit par toutes les personnes travaillant au sein de l’entreprise.
Il est possible de désigner une personne en interne qui se chargera de ce travail. Mais toutes les entreprises ne peuvent pas se le permettre. C’est pour gagner en efficacité que bon nombre de structures françaises externalisent cette tâche. Les entreprises spécialisées, mandatées à cet effet, se chargent également de la GED (Gestion Electronique des Documents) et de l’archivage de ces documents.
Même si la loi a décidé qu’un document numérisé avait désormais autant de poids qu’un document papier, un client ou même un salarié peut exiger de recevoir un exemplaire papier. Il est alors indispensable de garder les archives papier. Difficile quand on manque de place. Certaines de ces entreprises peuvent le faire pour vous. L’entreposage des documents se fait dans d’excellentes conditions, notamment en offrant une bonne protection contre les départs de feu. Même lors d’un déménagement, des solutions existent pour le transport de ces archives papier.