L’archivage peut ressembler à une corvée, une nécessité chronophage. Et pourtant, dans le domaine professionnel, il est un processus indispensable pour préserver les informations importantes. On vous présente dans cet article les diverses méthodes d’archivage qui s’offrent à vous.
L’archivage papier, le grand classique
Classer les documents papiers dans des chemises, des classeurs, des boîtes d’archivage, et le tout dans une pièce dédiée, c’est un grand classique dans le monde de l’entreprise.
C’est une méthode couramment utilisée pour plusieurs raisons. Tout d’abord, elle évite la numérisation, coûteuse, de documents plus ou moins anciens. Ensuite, cette solution correspond à un usage encore très habituel du papier dans les entreprises.
Néanmoins, l’archivage papier rencontre vite ses limites. La première d’entre elles est le coût ainsi que le volume nécessaire (lui aussi coûteux) à la sauvegarde et la conservation de tous les documents. De plus, et au contraire d’une sauvegarde informatisée, l’information n’est pas accessible de façon immédiate. Il faut déjà considérer que l’archivage a été bien fait avant d’avoir accès au bon document. De plus, de par la nature même du papier, l’archivage papier reste une solution fragile en raison de risques d’incendie ou de l’humidité.
L’archivage numérique en plein essor
L’archivage, et c’est une tendance de fond, devient aujourd’hui de plus en plus numérique. Cela signifie que vos documents papier sont numérisés pour devenir des fichiers informatiques. De plus, il y a toujours plus de procédures qui se font uniquement sur support informatique.
Dès lors, toute la conservation des données se fait sur un support numérique comme un disque dur, une clé USB, ou un stockage dématérialisé (le cloud).
Les intérêts du stockage numérique sont multiples. Cela représente tout d’abord un gain de place important pour les grandes entreprises. Il est question aussi des coûts de cette formule, bien plus intéressants que le stockage papier.
Néanmoins, le principal atout réside d’abord dans la disponibilité immédiate des documents. Elle se fait à partir de n’importe quel appareil relié à Internet (tablette, PC, smartphone, etc.). Il faut néanmoins que chaque document sauvegardé soit parfaitement référencé afin de pouvoir le retrouver.
L’archivage sur support optique
Un support optique, c’est un CD (Compact Disc), un DVD (Digital Versatil Disc) ou un Blu-Ray. Le principe consiste à sauvegarder des données sur un support de ce type grâce à un graveur de disques. Le stockage optique est intéressant, car il répond facilement à une problématique de volume. On y grave en quelques minutes des Gigaoctets d’information là où une sauvegarde en ligne peut demander bien plus de temps en fonction des caractéristiques de la ligne Internet.
Toutefois, il est primordial de prendre aussi des précautions lors de l’archivage et la manipulation des supports, car ils restent fragiles à la manipulation et s’ils sont conservés de façon non optimale. Les données ne seraient alors plus exploitables. Et elles restent, quoi qu’il arrive, difficiles à utiliser au quotidien puisqu’il faut aller chercher sa source sur un disque, ce qui suppose une manipulation physique.